Makalah Komunikasi Perkantoran

23.56 |

kalau ingin Power Point (PPT) klik di sini Download PPT Komunikasi Perkantoran

BAB I

Pendahuluan

Latar Belakang

Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, atau ada yang menyebut dengan istilah tata hubungan kantor (Office comunitation).

Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan. Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak ke pihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.

Dalam kehidupan nyata mungkin ada yang menyampaikan pesan/ ide; ada yang menerima atau mendengarkan pesan; ada pesan itu sendiri; ada media dan tentu ada respon berupa tanggapan terhadap pesan. Secara ideal, tujuan komunikasi bisa menghasilkan kesepakatan-kesepakatan bersama terhadap ide atau pesan yang disampaikan.

BAB II

Pembahasan

1. Komunikasi

Pengertian komunikasi menurut Bovee adalah sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai pesan tersebut. Adapun Robbine mendefinisikannya sebagai proses pemindahan data dan memahami makna yang dimaksudkan.

Komunikasi adalah salah satu kunci penting dalam berorganisasi sehingga mencapai tujuan adalah tergantung terhadap kemampuan pegawai dan manajer untuk berkomunikasi secara efektif dengan stakeholders yang lain. [1]

2. Proses Komunikasi

Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan. Komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbal balik yang dapat digambarkan sebagai berikut:

a) Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya.

b) Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan, ekspresi wajah, isyarat gerak), panjang, organisasi, nada dan tipe yang semuanya tergantung pada ide, audiens, pembawaan diri maupun mood pengirim.

c) Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi (verbal dan nonverbal, tergantung pada pesan, lokasi audiens, kebutuhan akan kecepatan diterima, dan formalitas yang dibutuhkan.

d) Penerimaan mendapatkan pesan, agar komunukasi terjadi, penerimaan harus mendapatkan pesan, jika kita mengirimkan suratnya terlebih dahulu dan lain sebagainnya.

e) Penerimaan menguraikan pesan, dengan memahami pesan yang disampaikan dan menyimpannyadi pikirannya. Jika mereka telah memahami dengan benar pesan yang disampaikan, dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim.

f) Penerima mendapatkan feedback yang memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas dan pesan (komunikasi yang telah dilakukan. Ika mereka belum mengerti, kita harus menjelaskan hingga mengerti).

3. Fungsi Komunikasi terhadap Administrasi Kantor

a. Fungsi kontrol, setiap organisasi mempunyai hieirarki dengan wewenang yang menyertainya.komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menyanyakan ulang deskripsi pekerjaanya, kepada siapa melaporka hasil pekerjaanya, dan hal-hal yang membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka. Komunikasi informal juga dapat mengontrol prilaku karyawan, misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu lambat, teman yang lain akan mengomunikasikan ketidakpuasan mereka dengan menjauh ataupun mengejek bahwa yang bersangkutan sangat lambat.

b. Fungsi Motivasi, fungsi ini biasanya dilakukan melalui pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka lakukan, senaik apa mereka mengerjakannya, dan apa yang sebaiknya dilakukan untuk menigkatkan kinerjanya.

c. Fungsi Emosi, salah satu tujuan bekerja adalah berinteraksi sosial. Salah satu interaksi sosial tersebut adalah komunikasi di mana masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi yang negatif, misalnya frustasi atau tidak puas dengan pekerjaan yang dikerjakannya selama ini kepada teman sekerja.

d. Fungsi Informasi, fungsi ini perhubungan dengan memperlancar pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen. Dengan mentrasfer data dan alternatif piliha yang ada, individu atau organisasi akan dengan mudah mengambil keputusan.[2]

Dari keempat fungsi tersebut di atas, tidak ada fungsi lain yang lebih penting dari yang lain. Setiap proses komunikasi yang terjadi di dalam organisasi akan melibatkan lebih dari satu fungsi yang ada.

4. Kominikasi yang efektif.

Bentuk dasar komunikasi adalah komunikasi nonverbal yang merupakan proses komunikasi tanpa kata, berupa semua isyarat, gerak tubuh, ekspresi wajah, hubungan yang renggang, dan sikap terhadap waktu yang tersedia ketika berkomunikasi tanpa kata, kata lain, aksi lebih penting dibandingkan kata-kata.

Bentuk kedua adalah komunikasi verbal berupa kata-kata yang disusun agar memiliki arti. Untuk menciptakan kata-kata tentunya dibutuhkan aturan-aturan dan meletakkan potongan-potongan kalimat yang sesuia pada tempatnya. Setelah itu baru kita kirim dalam bentuk tulisan atau perkataan.

Komunikasi nonverbal berbeda dengan verbal, yaitu tidak terstruktur, sehingga agak sulit untuk mempelajarinya karena dari satu budaya ke budaya lainnya dapat berbeda dalam menginterpretasikannya. Yang kedua komunikasi nonverbal berlangsung spontan dan tanpa ungkapan, misalnya jika kita marah, maka alis kita akan segera tertarik keatas untuk menyediakan ruang bagi bola mata utnuk membelalak.

Bentuk yang ketiga adalah komunikasi tulisan. Dapat berupa memo, surat, e-mail, faksimilie, buletin, dan lain sebagainya yang ditransfer melalui tulisan atau simbol pada sebuah media. Menurut Robbins (2003). Jenis komunikasi ini digunakan karena berwujud dan dapat diverifikasi di pengadilan maupun sebagai bukti administrasi keuangan. Pada umumnya, pihak pengirim dan penerima mempunya arsip yang dapat disimpan untuk jangka waktu tertentu.

Asas komunikasi, agar dapat berkomunikasi dengan secara efektif adalah komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. Orang hanya bisa memahami tentang sesuatu hal jika menghubungkannya dengan hal lain yang telah dimengerti. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti. Dan orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta penjelasan.[3]

Ciri-ciri Pesan yang Efektif

a. Menyediakan informasi yang praktis, dengan menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu, menjelaskan mengapa perubahan dilakukan, memberikan solusi terhadap masalah, mendiskusikan status sebuah proyek, dan lain-lain.

b. Memberikan fakta dibandingkan kesan, dengan menggunakan bahasa yang konkret dan menjelaskan secara detail yang dimaksud. Informasi harus jelas, meyakinkan, akurat, dan etis

c. Menyatakan tanggung jawab secara jelas, dengan menjelaskan apa yang kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan, karena pesan kita hanya ditujukan pada orang-orang tertentu saja.

d. Mengklarifikasi dengan menyingkat informasi, dengan menggunkan tabel, bagan, foto, maupun diagram yang menjelaskan pesan yang dimaksud.

e. Membujuk dan menyediakan rekomendasai, biasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh.

5. Tantangan Komunikasi pada Masa Kini

a. Perkembangan teknologi, internet, handphone dan lain-lainnya merevolusi cara bagaimana orang berkomunikasi serta meningkatkan kecepatan maupun frekuensi berkomunikasi. Durasi waktupun bukan masalah , karena komunukasi dbisa dilakukan dalam 24 jam setiap hari baik dirumah, mobil, dan bandara, tidak hanya di kantor sebagaimana dulu. Perkembangna tersebut menuntut pegawai untuk lebih efektif dan efisien dalam berkomunikasi.

b. Globalisasi dan perbedaan budaya antar pegawai, semakin banyak bisnis beroperasi lintas batas suatu negara dan berkompetisi dalam skala global. Hal ini membutuhkan pemahaman tentang hukum, budaya maupun praktek bisnis dari semua negara dan mampu berkomunukasi dengan menggunakan bahasa yang berbeda. Bahkan seluruh dunia telah menggunakan bahasa inggris sebagai bahasa kedua di negaranya.

c. Organisasi yang berbasis tim, pengambilan keputusan tidak hanya monopoli para manajer karena rentang operasi perusahaan yang semakin luas seiring denga globalisasi. Hal ini diantisipasi dengan dibentuknya organisasi berbasis tim yang bekerja bersama mencapai tujuan perusahaan dengan mengurangi hierarki yang menghambat pengambilan keputusan cepat. Walaupun banyak manfaat yang didapatkan, anggota tim yang berasal dri departemen yang berbeda dengan latar belakang budaya yang berbeda tentunya akan sulit menciptakan iklim berkomunikasi yang baik tanpa kita mampu untuk mendengar dan memahami satu sama lain.

6. Komunikasi dalam Organisasi

Baik organisasi besar ataupu kecil, sharing informasi merupakan bagian dari dunia bisnis yang mengikat satu sama lain. Jika kita masuk suatu orgnisaasi, kita sednag memasuki rantai informasi. Apakah sebagai manajer atau pegawai biasa, kita mempunyai informasi yang dibutuhkan orang lain untuk melaksanakan tugas masing-masing. Dalam kenyataanya, komunikasi ibarat aliran darah suatu organisasi, baik berupa komunikasi internal atau eksternal dalam bentuk komunikasi formal atau informal.

a. Komunikasi Internal

Merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam organisasi sebagai pegawai. Mengetahui keadaan dilapangan yang menyebabkan penjualan perusahaan menurun. Informasi inilah yang dibutuhkan sypervisor atau manajer kita

b. Komunikasi Eksternal

Dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dar organisasi guna mencapai tujuan organisasi, dan biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan dengan perusahaan. Misanya, melakukan korespondensi, melaporkan kinerja perusahaan kepada masyarakat (jika termasuk perusahaan terbuka) melakukan kegiatan sosial, dan lain-lain.

7. Hambatan Komunukasi dan Kiat Menghindarinya

Menurut Robbins ada 4 hambatan komunukasi yang akan mempengaruhi kualitas komunikasi yang kita lakukan.

a) Perbedaan bahasa dan presepsi,

b) Gangguan komunikasi

c) Overlood informasi

d) Penyaringan yang tidak tepat

Dari beberapa hambatan tersebut, ada beberapa kiat yang dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak ambatan tersebut. Antara lain adalah:

a) Melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens, hal utama yang harus dilakukan dalam berkomunikasi adalah memfokuskan diri pada audiens yang akan dituju. Dengan melakukan ini, komunikasi yang dilakukan dapat dipastikan efektif, karena kita akan berusaha menyajikan pesan atau informasi lebih berarti pada sisi penerimaan untuk mendapatkan feedback yang diharapkan atas terjadinya komunikasi.

b) Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka, dengan cara mengimplementasikan debirokratisasi organisasi, dengan mengurangi level pada struktur organisasi. Semakin sedikit hubungan dalam rantai komunikasi, semakin kecil salah pengertian yang akan terjadi. Dengan kata lain, struktur yang datar dan rentang kendali yang lebar semakin kecil kemungkinan terjadinya distorsi pesan dibandingkan struktur yang tinggi dan rentang kendali yang sempit. Walaupun struktur datar tidak selalu lebih baik, namun tren selama ini menunjukkan bahwa struktur tersebut cukup efektif dan efisien dalam upaya menghemat biaya, meningkatkan produktifitas, dan lebih mendekati pelanggan.

c) Komitmen untuk berkomitmen secara etis, komit pada komunikasi yang etis dan sesuai dengan norma yang berlaku akan membuat lebih mudah berkomunikasi dengan orang lain. Orang yang tidak eits biasanya egois dan tidak peduli salah atau benar, serta menghalalkan segala cara untuk mencapai hasil akhir. Orang yang etis pada umumnya dapat dipercaya, adil dan tidak memihak, menghargai hak orang lain dan memperhatikan dampak tindakan mereka terhadap masyarakat.

d) Menggunakan pesan yang singkat dan efektif, konsep 4 W (what, why, how and when) dapat diterapkan untuk berkomunikasi. Informasi apa yang akan disampaikan. Mengapa harus menyampaikannya, bagaimana akan menyampaikannya akan menentukan tingkat keberhasilan komunikasi yangf akan dilakukan.

Knowledge Management ( Pengetahuan Manajemen)

Pengetahuan manajemen (KM) terdiri dari berbagai strategi dan praktek yang digunakan dalam suatu organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, mewakili, mendistribusikan, dan memungkinkan penerapan wawasan dan pengalaman . Seperti wawasan dan pengalaman terdiri dari pengetahuan , baik yang terkandung dalam individu atau tertanam dalam organisasi sebagai proses atau praktik.

Pengetahuan upaya manajemen biasanya berfokus pada organisasi tujuan seperti meningkatkan kinerja, keunggulan kompetitif , inovasi, berbagi pelajaran, integrasi dan perbaikan terus-menerus organisasi. KM upaya tumpang tindih dengan pembelajaran organisasi , dan dapat dibedakan dari bahwa dengan fokus yang lebih besar pada pengelolaan pengetahuan sebagai aset strategis dan fokus pada mendorong berbagi pengetahuan.[4]

Dimensi

Berbeda kerangka kerja untuk membedakan antara 'jenis' yang berbeda pengetahuan ada. Salah satu kerangka yang diusulkan untuk mengelompokkan dimensi pengetahuan membedakan antara pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit . Pengetahuan tacit merupakan pengetahuan diinternalisasi bahwa seseorang mungkin tidak menyadarinya, seperti bagaimana ia menyelesaikan tugas-tugas tertentu. Pada ujung spektrum, pengetahuan eksplisit merupakan pengetahuan bahwa individu memegang sadar dalam fokus mental, dalam bentuk yang dapat dengan mudah dikomunikasikan kepada orang lain.[5]Demikian pula, Hayes dan Walsham (2003) menggambarkan perspektif konten dan relasional pengetahuan dan manajemen pengetahuan sebagai dua perspektif epistemologis berbeda secara fundamental. Perspektif konten menunjukkan pengetahuan yang mudah disimpan karena mungkin dikodifikasikan, sedangkan perspektif relasional mengakui aspek kontekstual dan relasional pengetahuan yang dapat membuat sulit untuk berbagi pengetahuan di luar lokasi tertentu di mana pengetahuan ini dikembangkan.

Strategi

Pengetahuan dapat diakses pada tiga tahap: sebelum, selama, atau setelah KM kegiatan yang berhubungan. Organisasi yang berbeda telah mencoba menangkap pengetahuan berbagai insentif , termasuk membuat pengajuan konten wajib dan memasukkan hadiah ke pengukuran kinerja rencana. Ada kontroversi mengenai apakah insentif kerja atau tidak dalam bidang ini dan tidak ada konsensus yang telah muncul.

Salah satu strategi untuk KM melibatkan secara aktif mengelola pengetahuan (strategi push). Dalam sebuah contoh, individu berusaha untuk secara eksplisit mengkodekan pengetahuan mereka ke dalam repositori pengetahuan bersama, seperti basis data , serta pengetahuan mereka perlu mengambil yang orang lain berikan kepada repositori. ^[12] Hal ini juga dikenal sebagai Kodifikasi yang pendekatan KM.

Strategi lain untuk KM melibatkan individu membuat permintaan pengetahuan para ahli yang terkait dengan topik tertentu secara ad hoc (pull strategi). Dalam sebuah contoh, individu ahli dapat memberikan mereka wawasan kepada orang tertentu atau orang yang membutuhkan ini ).[6] Hal ini juga sering dikenal sebagai pendekatan Personalisasi ke KM.

Pengertian Manajer Pengetahuan

"Manajer Pengetahuan" adalah peran dan sebutan yang telah mendapatkan popularitas selama dekade terakhir. Peran telah berkembang secara drastis dari yang satu melibatkan penciptaan dan pemeliharaan pengetahuan repositori ke salah satu yang melibatkan mempengaruhi budaya sebuah organisasi terhadap berbagi pengetahuan ditingkatkan, penggunaan kembali, pembelajaran, kolaborasi dan inovasi. Pengetahuan fungsi manajemen yang terkait dengan departemen yang berbeda dalam organisasi yang berbeda. Ini dapat dikombinasikan dengan Kualitas, Penjualan, SDM, Inovasi, Operasional dll dan mungkin akan ditentukan oleh motivasi KM dari organisasi tertentu.

Pengetahuan manajer telah bervariasi mulai dari latar belakang Ilmu Informasi untuk Bisnis Manajemen. Seorang manajer pengetahuan yang efektif kemungkinan akan menjadi seseorang yang memiliki portofolio keterampilan fleksibel dan nyaman dengan konsep-konsep teknologi perilaku / budaya, proses, branding dan pemasaran dan kolaboratif organisasi.

Manfaat & Isu manajemen pengetahuan

Beberapa keuntungan diklaim untuk sistem KM adalah:

Berbagi informasi organisasi berharga di seluruh hirarki organisasi.
Dapat menghindari re-inventing the wheel, mengurangi kerja berlebihan.
Dapat mengurangi waktu pelatihan bagi karyawan baru
Retensi Kekayaan Intelektual setelah karyawan meninggalkan jika pengetahuan tersebut dapat dikodifikasi.
manajemen waktu

Berbagi Pengetahuan tetap merupakan masalah yang menantang untuk manajemen pengetahuan, dan sementara tidak ada kesepakatan yang jelas hambatan dapat mencakup masalah waktu untuk pekerjaan pengetahuan, tingkat kepercayaan, kurangnya teknologi dukungan yang efektif dan budaya .[7]

BAB III

Penutup

Kesimpulan

Komunukasi adalah sebagai proses mengirim dan menerima pesan dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau dorongan untuk bertindak sesuai dengan pesan. Atau sebagai proses pemindahandata dan memahami makna yang dimaksudkan.

Proses komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbalbalik yang dapat digambarkan adalah pengirim mempunyai ide, setelah itu pengirim menyandikan ide, pengirim mempunyai pesan, tahap selanjutnya penerima mengirim pesan, penerima menguraikan pesan dan penerima menerima pesan.

Fungsi komunikasi adalah fungsi kontrol, fungsi motivasi, fungsi emosi dan fungsi informasi. Dari fungsi keempat tersebut, tidak ada fungsi yang lebih penting dari yang lain. Setiap proses komunikasi yang terjadi di dalam organisasi akan melibatkan lebih dari satu fungsi yang ada.

Ciri-ciri pesan yang efektif adalah menyediakan informasi yang praktis, memberikan fakta dibandingkan kesan, mengklarifikasi dan menyingkat informasi serta membujuk dan menyediakan rekomendasi.

Di zaman globalisasi seperti sekarang ini, pastinya begitu banyak tantangan komunikasi dalam dunia kerja.perkembangan teknologi salah satu dari tantangan komunikasi, globalisasi danperbedaan budaya antar pegawai serta organisasi yang berbasis tim.

Dalam dunia organisaasi tentunya sangat penting komunikasi karena ibarat aliran darah organisasi itu yakni komunikasi, baik berupa komunikasi internal atau eksternal dalam bentuk komunukasi formal atau informal. Komunikasi internal adalah pertukaran ide didalam norganisasi sedangkan komunikasi eksternal dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi guna mencapai tujuan organisasi.

Adapun hambatan dalam komunikasi adalah perbedaan bahasa dan presepsi, gangguan komunikasi, overlood informasi dan penyaringan yang tidak tepat. Ada beberapa kiat untuk meminimalisir hambatan tersebut, yaitu melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens, mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka, komitmen untuk berkomunikasi secara etis serta menggunakan pesan singkat dan efektif.

Manajer Pengetahuan adalah peran dan sebutan yang telah mendapatkan popularitas selama dekade terakhir. Peran telah berkembang secara drastis dari yang satu melibatkan penciptaan dan pemeliharaan pengetahuan repositori ke salah satu yang melibatkan mempengaruhi budaya sebuah organisasi terhadap berbagi pengetahuan ditingkatkan, penggunaan kembali, pembelajaran, kolaborasi dan inovasi.

DAFTAR PUSTAKA

Berger, L.A. 1994. Changen Management. Chicago:Irwin

Robbins, S. 1990. Organization Theory: Structure, Design, Application. NY: Prentice-Hall

Sukoco, Badri M. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga.