kalau ingin Power Point (PPT) klik di sini Download PPT Komunikasi Perkantoran
BAB I
Pendahuluan
Latar Belakang
Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap
aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor
yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, atau ada yang menyebut
dengan istilah tata hubungan kantor (Office comunitation).
Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah
aktivitas pertukaran ide atau gagasan. Secara sederhana, kegiatan
komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide
dari satu pihak ke pihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan
atas ide yang dipertukarkan tersebut.
Dalam
kehidupan nyata mungkin ada yang menyampaikan pesan/ ide; ada yang menerima
atau mendengarkan pesan; ada pesan itu sendiri; ada media dan tentu ada respon
berupa tanggapan terhadap pesan. Secara ideal, tujuan komunikasi bisa
menghasilkan kesepakatan-kesepakatan bersama terhadap ide atau pesan yang
disampaikan.
BAB II
Pembahasan
1. Komunikasi
Pengertian komunikasi menurut Bovee adalah sebagai proses
mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat
dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak
sesuai pesan tersebut. Adapun Robbine mendefinisikannya sebagai proses
pemindahan data dan memahami makna yang dimaksudkan.
Komunikasi
adalah salah satu kunci penting dalam berorganisasi sehingga mencapai tujuan
adalah tergantung terhadap kemampuan pegawai dan manajer untuk berkomunikasi
secara efektif dengan stakeholders yang lain.
2. Proses Komunikasi
Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan
berkesinambungan. Komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbal balik
yang dapat digambarkan sebagai berikut:
a) Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk
membaginya.
b) Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan
bentuk pesan (tulisan, ekspresi wajah, isyarat gerak), panjang, organisasi,
nada dan tipe yang semuanya tergantung pada ide, audiens, pembawaan diri maupun
mood pengirim.
c) Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih
jalur komunikasi (verbal dan nonverbal, tergantung pada pesan, lokasi audiens,
kebutuhan akan kecepatan diterima, dan formalitas yang dibutuhkan.
d) Penerimaan mendapatkan pesan, agar komunukasi
terjadi, penerimaan harus mendapatkan pesan, jika kita mengirimkan suratnya
terlebih dahulu dan lain sebagainnya.
e) Penerimaan menguraikan pesan, dengan memahami pesan
yang disampaikan dan menyimpannyadi pikirannya. Jika mereka telah memahami
dengan benar pesan yang disampaikan, dengan arti yang sama sesuai dengan yang
dimaksud pengirim.
f) Penerima mendapatkan feedback yang
memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas dan pesan (komunikasi yang telah
dilakukan. Ika mereka belum mengerti, kita harus menjelaskan hingga mengerti).
3. Fungsi Komunikasi terhadap Administrasi Kantor
a. Fungsi kontrol, setiap organisasi mempunyai
hieirarki dengan wewenang yang menyertainya.komunikasi formal dapat dilakukan
untuk mengontrol karyawan dengan menyanyakan ulang deskripsi pekerjaanya,
kepada siapa melaporka hasil pekerjaanya, dan hal-hal yang membutuhkan
komunikasi dengan atasan mereka. Komunikasi informal juga dapat mengontrol
prilaku karyawan, misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu lambat,
teman yang lain akan mengomunikasikan ketidakpuasan mereka dengan menjauh
ataupun mengejek bahwa yang bersangkutan sangat lambat.
b. Fungsi Motivasi, fungsi ini biasanya dilakukan
melalui pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka
lakukan, senaik apa mereka mengerjakannya, dan apa yang sebaiknya dilakukan
untuk menigkatkan kinerjanya.
c. Fungsi Emosi, salah satu tujuan bekerja adalah
berinteraksi sosial. Salah satu interaksi sosial tersebut adalah komunikasi di
mana masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi yang negatif,
misalnya frustasi atau tidak puas dengan pekerjaan yang dikerjakannya selama
ini kepada teman sekerja.
d.
Fungsi Informasi, fungsi ini perhubungan dengan
memperlancar pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen.
Dengan mentrasfer data dan alternatif piliha yang ada, individu atau organisasi
akan dengan mudah mengambil keputusan.
Dari keempat fungsi tersebut di atas, tidak ada fungsi
lain yang lebih penting dari yang lain. Setiap proses komunikasi yang terjadi
di dalam organisasi akan melibatkan lebih dari satu fungsi yang ada.
4. Kominikasi yang efektif.
Bentuk dasar komunikasi adalah komunikasi nonverbal yang
merupakan proses komunikasi tanpa kata, berupa semua isyarat, gerak tubuh,
ekspresi wajah, hubungan yang renggang, dan sikap terhadap waktu yang tersedia
ketika berkomunikasi tanpa kata, kata lain, aksi lebih penting dibandingkan
kata-kata.
Bentuk kedua adalah komunikasi verbal berupa kata-kata
yang disusun agar memiliki arti. Untuk menciptakan kata-kata tentunya
dibutuhkan aturan-aturan dan meletakkan potongan-potongan kalimat yang sesuia
pada tempatnya. Setelah itu baru kita kirim dalam bentuk tulisan atau
perkataan.
Komunikasi nonverbal berbeda dengan verbal, yaitu tidak
terstruktur, sehingga agak sulit untuk mempelajarinya karena dari satu budaya
ke budaya lainnya dapat berbeda dalam menginterpretasikannya. Yang kedua
komunikasi nonverbal berlangsung spontan dan tanpa ungkapan, misalnya jika kita
marah, maka alis kita akan segera tertarik keatas untuk menyediakan ruang bagi
bola mata utnuk membelalak.
Bentuk yang ketiga adalah komunikasi tulisan. Dapat
berupa memo, surat, e-mail, faksimilie, buletin, dan lain sebagainya yang
ditransfer melalui tulisan atau simbol pada sebuah media. Menurut Robbins
(2003). Jenis komunikasi ini digunakan karena berwujud dan dapat diverifikasi
di pengadilan maupun sebagai bukti administrasi keuangan. Pada umumnya, pihak
pengirim dan penerima mempunya arsip yang dapat disimpan untuk jangka waktu
tertentu.
Asas komunikasi, agar dapat berkomunikasi dengan secara
efektif adalah komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran
orang lain. Orang hanya bisa memahami tentang sesuatu hal jika menghubungkannya
dengan hal lain yang telah dimengerti. Orang yang melakukan komunikasi
mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti. Dan orang yang
tidak paham dalam menerima pesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta
penjelasan.
Ciri-ciri Pesan yang Efektif
a. Menyediakan informasi yang praktis, dengan
menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu, menjelaskan mengapa perubahan
dilakukan, memberikan solusi terhadap masalah, mendiskusikan status sebuah
proyek, dan lain-lain.
b. Memberikan fakta dibandingkan kesan, dengan
menggunakan bahasa yang konkret dan menjelaskan secara detail yang dimaksud.
Informasi harus jelas, meyakinkan, akurat, dan etis
c. Menyatakan tanggung jawab secara jelas, dengan
menjelaskan apa yang kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan, karena
pesan kita hanya ditujukan pada orang-orang tertentu saja.
d. Mengklarifikasi dengan menyingkat informasi,
dengan menggunkan tabel, bagan, foto, maupun diagram yang menjelaskan pesan
yang dimaksud.
e. Membujuk dan menyediakan rekomendasai,
biasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu
atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan
manfaat yang akan mereka peroleh.
5. Tantangan Komunikasi pada Masa Kini
a. Perkembangan teknologi, internet, handphone
dan lain-lainnya merevolusi cara bagaimana orang berkomunikasi serta
meningkatkan kecepatan maupun frekuensi berkomunikasi. Durasi waktupun bukan
masalah , karena komunukasi dbisa dilakukan dalam 24 jam setiap hari baik
dirumah, mobil, dan bandara, tidak hanya di kantor sebagaimana dulu.
Perkembangna tersebut menuntut pegawai untuk lebih efektif dan efisien dalam
berkomunikasi.
b. Globalisasi dan perbedaan budaya antar
pegawai, semakin banyak bisnis beroperasi lintas batas suatu negara dan
berkompetisi dalam skala global. Hal ini membutuhkan pemahaman tentang hukum,
budaya maupun praktek bisnis dari semua negara dan mampu berkomunukasi dengan
menggunakan bahasa yang berbeda. Bahkan seluruh dunia telah menggunakan bahasa inggris sebagai
bahasa kedua di negaranya.
c. Organisasi yang berbasis tim, pengambilan
keputusan tidak hanya monopoli para manajer karena rentang operasi perusahaan
yang semakin luas seiring denga globalisasi. Hal ini diantisipasi dengan
dibentuknya organisasi berbasis tim yang bekerja bersama mencapai tujuan
perusahaan dengan mengurangi hierarki yang menghambat pengambilan keputusan
cepat. Walaupun banyak manfaat yang didapatkan, anggota tim yang berasal dri
departemen yang berbeda dengan latar belakang budaya yang berbeda tentunya akan
sulit menciptakan iklim berkomunikasi yang baik tanpa kita mampu untuk
mendengar dan memahami satu sama lain.
6.
Komunikasi dalam Organisasi
Baik organisasi besar ataupu kecil, sharing
informasi merupakan bagian dari dunia bisnis yang mengikat satu sama lain. Jika
kita masuk suatu orgnisaasi, kita sednag memasuki rantai informasi. Apakah
sebagai manajer atau pegawai biasa, kita mempunyai informasi yang dibutuhkan
orang lain untuk melaksanakan tugas masing-masing. Dalam kenyataanya,
komunikasi ibarat aliran darah suatu organisasi, baik berupa komunikasi
internal atau eksternal dalam bentuk komunikasi formal atau informal.
a. Komunikasi Internal
Merupakan
bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam organisasi sebagai pegawai.
Mengetahui keadaan dilapangan yang menyebabkan penjualan perusahaan menurun.
Informasi inilah yang dibutuhkan sypervisor atau manajer kita
b. Komunikasi Eksternal
Dilakukan untuk
membawa informasi masuk atau keluar dar organisasi guna mencapai tujuan
organisasi, dan biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang
berhubungan dengan perusahaan. Misanya, melakukan korespondensi, melaporkan
kinerja perusahaan kepada masyarakat (jika termasuk perusahaan terbuka)
melakukan kegiatan sosial, dan lain-lain.
7.
Hambatan Komunukasi dan Kiat Menghindarinya
Menurut Robbins ada 4 hambatan komunukasi yang akan
mempengaruhi kualitas komunikasi yang kita lakukan.
a) Perbedaan bahasa dan presepsi,
b) Gangguan komunikasi
c) Overlood informasi
d) Penyaringan yang tidak tepat
Dari beberapa hambatan tersebut, ada beberapa kiat yang
dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak ambatan tersebut. Antara lain
adalah:
a) Melakukan pendekatan yang berpusat pada
audiens, hal utama yang harus dilakukan dalam berkomunikasi adalah memfokuskan
diri pada audiens yang akan dituju. Dengan melakukan ini, komunikasi yang
dilakukan dapat dipastikan efektif, karena kita akan berusaha menyajikan pesan
atau informasi lebih berarti pada sisi penerimaan untuk mendapatkan feedback
yang diharapkan atas terjadinya komunikasi.
b) Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka,
dengan cara mengimplementasikan debirokratisasi organisasi, dengan mengurangi
level pada struktur organisasi. Semakin sedikit hubungan dalam rantai
komunikasi, semakin kecil salah pengertian yang akan terjadi. Dengan kata lain,
struktur yang datar dan rentang kendali yang lebar semakin kecil kemungkinan
terjadinya distorsi pesan dibandingkan struktur yang tinggi dan rentang kendali
yang sempit. Walaupun struktur datar tidak selalu lebih baik, namun tren selama
ini menunjukkan bahwa struktur tersebut cukup efektif dan efisien dalam upaya
menghemat biaya, meningkatkan produktifitas, dan lebih mendekati pelanggan.
c) Komitmen untuk berkomitmen secara etis, komit
pada komunikasi yang etis dan sesuai dengan norma yang berlaku akan membuat
lebih mudah berkomunikasi dengan orang lain. Orang yang tidak eits biasanya
egois dan tidak peduli salah atau benar, serta menghalalkan segala cara untuk
mencapai hasil akhir. Orang yang etis pada umumnya dapat dipercaya, adil dan
tidak memihak, menghargai hak orang lain dan memperhatikan dampak tindakan
mereka terhadap masyarakat.
d) Menggunakan pesan yang singkat dan efektif,
konsep 4 W (what, why, how and when) dapat diterapkan untuk berkomunikasi.
Informasi apa yang akan disampaikan. Mengapa harus menyampaikannya, bagaimana akan
menyampaikannya akan menentukan tingkat keberhasilan komunikasi yangf akan dilakukan.
Knowledge Management ( Pengetahuan Manajemen)
Pengetahuan
manajemen (KM) terdiri dari berbagai strategi dan praktek yang digunakan dalam
suatu organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, mewakili,
mendistribusikan, dan memungkinkan penerapan wawasan dan
pengalaman . Seperti wawasan dan pengalaman terdiri dari pengetahuan , baik yang terkandung dalam individu atau tertanam dalam
organisasi sebagai proses atau praktik.
Pengetahuan
upaya manajemen biasanya berfokus pada organisasi tujuan
seperti meningkatkan kinerja, keunggulan
kompetitif ,
inovasi, berbagi pelajaran, integrasi dan perbaikan
terus-menerus
organisasi. KM upaya tumpang tindih dengan pembelajaran
organisasi ,
dan dapat dibedakan dari bahwa dengan fokus yang lebih besar pada pengelolaan
pengetahuan sebagai aset strategis dan fokus pada mendorong berbagi
pengetahuan.
Dimensi
Berbeda kerangka kerja untuk membedakan antara 'jenis'
yang berbeda pengetahuan ada. Salah satu kerangka yang diusulkan untuk
mengelompokkan dimensi pengetahuan membedakan antara pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit . Pengetahuan tacit merupakan
pengetahuan diinternalisasi bahwa seseorang mungkin tidak menyadarinya, seperti
bagaimana ia menyelesaikan tugas-tugas tertentu. Pada ujung spektrum,
pengetahuan eksplisit merupakan pengetahuan bahwa individu memegang sadar dalam
fokus mental, dalam bentuk yang dapat dengan mudah dikomunikasikan kepada orang
lain.Demikian
pula, Hayes dan Walsham (2003) menggambarkan perspektif konten dan relasional
pengetahuan dan manajemen pengetahuan sebagai dua perspektif epistemologis
berbeda secara fundamental. Perspektif konten menunjukkan pengetahuan yang
mudah disimpan karena mungkin dikodifikasikan, sedangkan perspektif relasional
mengakui aspek kontekstual dan relasional pengetahuan yang dapat membuat sulit
untuk berbagi pengetahuan di luar lokasi tertentu di mana pengetahuan ini
dikembangkan.
Strategi
Pengetahuan
dapat diakses pada tiga tahap: sebelum, selama, atau setelah KM kegiatan yang
berhubungan. Organisasi yang berbeda telah mencoba menangkap pengetahuan
berbagai insentif , termasuk membuat pengajuan konten
wajib dan memasukkan hadiah ke pengukuran kinerja rencana. Ada kontroversi mengenai
apakah insentif kerja atau tidak dalam bidang ini dan tidak ada konsensus yang
telah muncul.
Salah satu
strategi untuk KM melibatkan secara aktif mengelola pengetahuan (strategi
push). Dalam sebuah contoh, individu berusaha untuk secara eksplisit
mengkodekan pengetahuan mereka ke dalam repositori pengetahuan bersama, seperti
basis
data
, serta pengetahuan mereka perlu mengambil yang orang lain berikan kepada
repositori. [12] Hal ini juga dikenal sebagai
Kodifikasi yang pendekatan KM.
Strategi
lain untuk KM melibatkan individu membuat permintaan pengetahuan para ahli yang
terkait dengan topik tertentu secara ad hoc (pull strategi). Dalam sebuah
contoh, individu ahli dapat memberikan mereka wawasan kepada orang tertentu atau orang
yang membutuhkan ini ).
Hal ini juga sering dikenal sebagai pendekatan Personalisasi ke KM.
Pengertian Manajer Pengetahuan
"Manajer Pengetahuan" adalah peran
dan sebutan yang telah mendapatkan popularitas selama dekade terakhir. Peran
telah berkembang secara drastis dari yang satu melibatkan penciptaan dan
pemeliharaan pengetahuan repositori ke salah satu yang melibatkan mempengaruhi
budaya sebuah organisasi terhadap berbagi pengetahuan ditingkatkan, penggunaan
kembali, pembelajaran, kolaborasi dan inovasi. Pengetahuan fungsi manajemen
yang terkait dengan departemen yang berbeda dalam organisasi yang berbeda. Ini
dapat dikombinasikan dengan Kualitas, Penjualan, SDM, Inovasi, Operasional dll
dan mungkin akan ditentukan oleh motivasi KM dari organisasi tertentu.
Pengetahuan manajer telah bervariasi mulai dari
latar belakang Ilmu Informasi untuk Bisnis Manajemen. Seorang manajer pengetahuan
yang efektif kemungkinan akan menjadi seseorang yang memiliki portofolio
keterampilan fleksibel dan nyaman dengan konsep-konsep teknologi perilaku /
budaya, proses, branding dan pemasaran dan kolaboratif organisasi.
Manfaat
& Isu manajemen pengetahuan
Beberapa keuntungan diklaim untuk
sistem KM adalah:
- Berbagi informasi organisasi
berharga di seluruh hirarki organisasi.
- Dapat menghindari re-inventing
the wheel, mengurangi kerja berlebihan.
- Dapat mengurangi waktu
pelatihan bagi karyawan baru
- Retensi Kekayaan Intelektual
setelah karyawan meninggalkan jika pengetahuan tersebut dapat
dikodifikasi.
- manajemen waktu
Berbagi Pengetahuan tetap merupakan masalah yang
menantang untuk manajemen pengetahuan, dan sementara tidak ada kesepakatan yang
jelas hambatan dapat mencakup masalah waktu untuk pekerjaan pengetahuan,
tingkat kepercayaan, kurangnya teknologi dukungan yang efektif dan budaya .
BAB III
Penutup
Kesimpulan
Komunukasi adalah sebagai proses mengirim dan menerima pesan dan dikatakan
efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau
dorongan untuk bertindak sesuai dengan pesan. Atau sebagai proses pemindahandata
dan memahami makna yang dimaksudkan.
Proses komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbalbalik yang dapat
digambarkan adalah pengirim mempunyai ide, setelah itu pengirim menyandikan ide,
pengirim mempunyai pesan, tahap selanjutnya penerima mengirim pesan, penerima
menguraikan pesan dan penerima menerima pesan.
Fungsi komunikasi adalah fungsi kontrol, fungsi motivasi, fungsi emosi dan
fungsi informasi. Dari fungsi keempat tersebut, tidak ada fungsi yang lebih
penting dari yang lain. Setiap proses komunikasi yang terjadi di dalam
organisasi akan melibatkan lebih dari satu fungsi yang ada.
Ciri-ciri pesan yang efektif adalah menyediakan informasi yang praktis,
memberikan fakta dibandingkan kesan, mengklarifikasi dan menyingkat informasi
serta membujuk dan menyediakan rekomendasi.
Di zaman globalisasi seperti sekarang ini, pastinya begitu banyak tantangan
komunikasi dalam dunia kerja.perkembangan teknologi salah satu dari tantangan
komunikasi, globalisasi danperbedaan budaya antar pegawai serta organisasi yang
berbasis tim.
Dalam dunia organisaasi tentunya sangat penting komunikasi karena ibarat
aliran darah organisasi itu yakni komunikasi, baik berupa komunikasi internal
atau eksternal dalam bentuk komunukasi formal atau informal. Komunikasi
internal adalah pertukaran ide didalam norganisasi sedangkan komunikasi
eksternal dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi
guna mencapai tujuan organisasi.
Adapun hambatan dalam komunikasi adalah perbedaan bahasa dan presepsi,
gangguan komunikasi, overlood informasi dan penyaringan yang tidak tepat. Ada
beberapa kiat untuk meminimalisir hambatan tersebut, yaitu melakukan pendekatan
yang berpusat pada audiens, mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka,
komitmen untuk berkomunikasi secara etis serta menggunakan pesan singkat dan
efektif.
Pengetahuan
manajemen (KM) terdiri dari berbagai strategi dan praktek yang digunakan dalam
suatu organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, mewakili,
mendistribusikan, dan memungkinkan penerapan wawasan dan
pengalaman .
Manajer
Pengetahuan adalah peran dan sebutan yang telah mendapatkan popularitas selama
dekade terakhir. Peran telah berkembang secara drastis dari yang satu melibatkan
penciptaan dan pemeliharaan pengetahuan repositori ke salah satu yang
melibatkan mempengaruhi budaya sebuah organisasi terhadap berbagi pengetahuan
ditingkatkan, penggunaan kembali, pembelajaran, kolaborasi dan inovasi.
DAFTAR PUSTAKA
Berger, L.A.
1994. Changen Management. Chicago:Irwin
Robbins, S. 1990. Organization Theory:
Structure, Design, Application. NY: Prentice-Hall
Sukoco, Badri M. 2007. Manajemen Administrasi
Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga.
